Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Arkadia-ohjelmaan hakeneiden henkilöiden tietosuojaa, oikeuksia sekä henkilötietojen käsittelyä. Tämä seloste on päivitetty 30.7.2021.

Rekisterinpitäjä

Eurofacts Oy

1950342-5

Aleksanterinkatu 17, 00100 Helsinki

Yhteys- ja vastuuhenkilö

Niklas Tuomola

niklas.tuomola@eurofacts.fi

0465421704

Rekisterin nimi

Arkadian osallistujarekisteri

Rekisterin tietosisältö

Hakulomakkeen kautta Rekisteriin tallennettavia pakollisia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköposti, kotikunta, puhelinnumero, syntymävuosi, motivaatio Arkadiaan osallistumille ja parhaat päivät osallistua. Vapaaehtoisina tietoina keräämme luottamustoimet, yhteisö/yritys/organisaatio/puolue, maakunta, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista sekä muut Arkadia 2023 -ohjelman hakulomakkeessa annetut vastaukset. Arkadia -ohjelman aikana voidaan kerätä Rekisteriin tietoja kuten osallistujan yhteydenottoviestit sekä tapahtumiin osallistumiset. Matkalaskulomakkeella kerätää tietoja esimerkiksi: puhelinnumero, tilinumero, matkojen päivämäärät, matkareitit sekä niiden kustannukset, tyypit ja kuitit.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen Arkadia 2023 -websivulla.

Säännonmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. hakulomakkeella, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, matkalaskulomakkeesta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisterissä olevan henkilön välisen yhteistyön täytäntöönpanemiseksi. Tämän lisäksi soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden yhteistyön hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Arkadia 2023 -hakulomakkeen kautta tulleille tiedoille suostumus tallennetaan rekisteriin.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää myös manuaaliseen profilointiin markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä henkilöä kiinnostavalla tavalla sekä raporttien laatimiseksi, joilla ei ole merkittävää vaikutusta rekisteröityyn. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen uutiskirjeen lähettämiseen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin erilaisten osallistumisien yhteydessä. Henkilötietoja voidaan myös yhdistellä analyysien tekemiseksi. Mikäli Arkadian osallistuja ei toimita tarvittavia tietoja tai suostumusta näiden käyttöön, ei voida katsoa osallistumisehtojen täyttyneen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään luotettavalla tavalla niin kauan kuin on Eurofactsin ja Arkadia-osallistujan sekä Arkadian yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyön ja Arkadian kehittämisen täyttämiseksi on välttämätöntä. Sen jälkeen tiedot poistetaan pysyvästi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja ja niiden avulla laadittuja raportteja voidaan käyttää organisaation sisällä, jakaa tapahtuman sidosryhmien sekä IT-palveluita tarjoavien organisaatioiden sekä muiden yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka käsittelevät tietoa Eurofactsin puolesta tämän selosteen periaatteita noudattaen. Tietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa yritysjärjestelytilanteissa sekä tilanteessa, jossa yritys tai sen osa myydään. Tietoja voidaan luovuttaa myös lain vaatimissa tilanteissa esimerkiksi viranomaisille tai oikeudenkäyntimenettelyihin valmistautuessa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirettäessä huolehditaan asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Esimerkiksi, sähköpostiosoite jaetaan Socion ylläpitämän Arkadia 2023 verkkoalustan ja sovelluksen ylläpitäjien kanssa, jotta alustalle sekä sovellukseen kirjautuminen on mahdollista. Socion palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Voit lukea lisää Socion tietosuojasta täältä: https://socio.events/privacypolicy.

Tietoja siirrettäessä huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Luvattomilta estetään pääsy tietoihin mm. palomuurien ja muiden teknisten suojautumisten avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan tietyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Näitä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus rekisterissä olevista tiedoista. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne on palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan tason auditoi säännöllisesti sisäinen tietosuoja työryhmä ja tekee tarkastuksestaan pöytäkirjan.

Osallistujille jaettavat nimilaput säilytetään tilaisuuksien ulkopuolella Eurofactsin toimistolla lukitussa kaapissa. Muita fyysisiä kopioita materiaaleista ei säilytetä. Kaikki fyysinen materiaali tuhotaan Arkadia ohjelman päätyttyä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on aina oikeus:

1) pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.

2) tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tällöin pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on virheellisesti kirjattu.

3) niiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

4) oikeus tulla poistetuksi kaikista rekistereistä pysyvästi ja luotettavasti

5) tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaisille.

6) poistaa tai kytkeä pois ei-välttämättömät evästeet oman selaimen avulla

Kaikki kohdissa 1, 2, 3, 4 pyydettävät tietopyynnöt tai tietojen käsittelyt saattavat vaatia vahvan tunnistautumisen, johon Rekisterissä oleva henkilö saa ohjeet pyytäessään tietopyynnön kirjallisesti Rekisterinpitäjältä.

Selosteen muuttaminen

Eurofacts Oy:llä on oikeus muuttaa tätä selostetta siitä erikseen viestimättä rekisterissä oleville henkilöille.